Обязанности и сервисы операторов электронного документооборота В2В
Оператор электронного документооборота (оператор) — юридическое лицо, через которого осуществляется обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами. ФНС России осуществляет контроль за деятельностью операторов
Оператор обязан
При нарушении требований оператору грозит приостановка или потеря статуса. В случае выявления факта нарушения необходимо сообщить в Управление электронного документооборота ФНС России. Как это сделать – смотрите ролик.
1
Установить взаимодействие с вашим контрагентом, даже если он пользуется другим оператором (роуминг)
Узнать о наличии роуминга с операторами и типе связи можно в карточке соответствующего оператора на промостранице «Выбор оператора электронного документооборота»
за 20 рабочих дней, если между этими операторами не настроен роуминг (если указан тип связи 0 – Нет соединения; 1 – На уточнении; 2 – Выполняются работы по установке соединения)
за 2 рабочих дня, если роуминг этой пары операторов настроен (если указан тип связи 3 – Связь есть, но о наличии клиентов неизвестно; 4 – Отличная связь между операторами)
оператор не вправе отклонять заявку на настройку роуминга, даже если ваш контрагент зарегистрирован у того же оператора.
Подсказка: пп. 5 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных
приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
2
Оказывать круглосуточную техподдержку как по телефону, так и по адресу электронной почты
Телефон и адрес электронной почты техподдержки можно посмотреть в карточке оператора на промостранице «Выбор оператора электронного документооборота»
Подсказка: пп 9 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
3
Поддерживать обмен документами по форматам, утверждённым ФНС России
Оператор обязан предоставить услугу передачи документов в форматах, утвержденных ФНС России (за исключением форматов электронных перевозочных документов). При утверждении новых форматов или обновлении действующих оператор обязан реализовать их в течение 6 месяцев с момента их утверждения, в том числе в роуминге.
Подсказка: пп 5, 9 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
4
Хранить информацию об обмене документами
Эта информация может понадобиться, если у вас, контрагента или у контролирующих органов возникнут вопросы о факте обмена документами в будущем. Хранить информацию об обмене документами оператор должен в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Обязанность хранения самих документов для оператора не установлена.
Подсказка: пп. 7 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
5
Передать регистрационные данные абонентов в ФНС России
Регистрационные данные абонентов, хранящиеся в базе данных ФНС России, используются операторами для корректной настройки роуминга и для своевременного отображения признака «Участник ЭДО» в сервисе «Прозрачный бизнес».
Подсказка: п.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
6
Проверить допустимые расширения файлов обмена
Оператор обязан проверить файлы (архивы с файлами) на соответствие разрешенных форматов: *.xml *.pdf *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.odt, *.ods, *.rtf, *.txt *.csv, *.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.tif, *.tiff, *.png, *.bmp, *.webp, *.json, *.gsfx, *.bmpn, *.sig, *.sgn, *.p7s, *.bin (только внутри архива), *. gzip, *.zip, *.rar, *.7z .
Архивы должны быть без пароля и содержать файлы разрешенных форматов.
При выявлении файлов с недопустимым расширением (в том числе без расширения) - формирование ошибки.
7
Проверить срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи, которым подписан отправляемый документ
После успешной проверки оператор сформирует «Подтверждение даты отправки», в котором будут указаны дата и время отправки. Если в передаче документа участвуют два оператора, то обязанность проверки установлена только для оператора отправителя документа.
Подсказка: п.15 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
8
Доставить получателю документ
Отказ в доставке документа получателю может быть сформирован оператором получателя только в случае выявления ошибок форматного контроля (в том числе недопустимого расширения). В ином случае отказ в приеме документа может формироваться вашим контрагентом в рамках заключенных между вами и контрагентом соглашений.
Подсказка: п.16 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
9
Передать документы следующему участнику электронного документооборота
Оператор обязан передать документы следующему участнику ЭДО, вне зависимости от наличия и способа передачи сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД):
при отсутствии сведений об МЧД внутри документа
при отсутствии сведений об МЧД в метаданных (описание передаваемых данных)
при отсутствии файла МЧД
10
Своевременно выполнять доработки программного комплекса оператора
Выполнять обмен документами между хозяйствующими субъектами в соответствии с Технологией обмена электронными документами между операторами электронного документооборота и установленными сроками реализации её положений (при наличии этапов внедрения) без взимания платы от иного оператора за передачу документов
11
Предоставление функционала абоненту по управлению признаком необходимости направления Приглашения перед первым направленным документом
Реализация доставки первого документа (по форматам Общеотраслевые/ДМС/Неформализованные/Черновики) до контрагента в соответствии с признаком необходимости направления приглашения, которое управляется Абонентом, за исключением документов по форматам перевозочных документов, которые Операторы ИС ЭПД обязаны доставить Абоненту независимо от установленного признака использования Приглашения.
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (ред. от 04.08.2026) «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации»
Сервисы оператора
Эти дополнительные возможности предоставляются оператором в качестве сервиса, то есть к ним отсутствуют нормативные требования со стороны ФНС России. О возможностях и условиях представления таких сервисов обращайтесь к оператору.
1
Проверки
Оператор может предоставлять сервис по углубленной проверке отправляемых и получаемых документов. Такие проверки осуществляются в целях оптимизации трудозатрат абонентов и не приводят к отказам в приеме на стороне оператора. Результат проверки выводится пользователю для принятия решения.
2
Хранение
Оператор может предоставлять услугу по хранению в своей инфраструктуре информации об обмене документами дольше срока, предусмотренного нормативными правовыми актами, самих переданных и полученных документов, а также машиночитаемых доверенностей.
3
Интеграция с государственными информационными системами
Оператор может обеспечивать передачу документов, содержащих сведения о маркированных товарах, поддерживать обмен электронными перевозочными документами, а также передачу отчетности в контролирующие органы
4
Индивидуальные виды документооборота
Оператор может предоставлять услуги по обмену документами по форматам, которые не утверждены приказами ФНС России при наличии договоренностей с вашим контрагентом и наличием такого сервиса у оператора (Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами)
5
Иные возможности
Оператор может:
предоставить клиенту бесплатный период использования сервиса для обмена документами. Узнать о наличии демо-версии можно в карточке оператора на промостранице «Выбор оператора электронного документооборота»
предоставить клиенту сведения о контрагенте для настройки роуминга