Обязанности и сервисы операторов электронного документооборота В2В
Оператор электронного документооборота (оператор) — юридическое лицо, через которого осуществляется обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами. ФНС России осуществляет контроль за деятельностью операторов
Оператор обязан
При нарушении требований оператору грозит приостановка или потеря статуса. В случае выявления факта нарушения необходимо сообщить в Управление электронного документооборота ФНС России. Как это сделать – смотрите ролик.
1
Установить взаимодействие с вашим контрагентом, даже если он пользуется другим оператором (роуминг)
Узнать о наличии роуминга с операторами и типе связи можно в карточке соответствующего оператора на промостранице «Выбор оператора электронного документооборота»
за 20 рабочих дней, если между этими операторами не настроен роуминг (если указан тип связи 0 – Нет соединения; 1 – На уточнении; 2 – Выполняются работы по установке соединения)
за 2 рабочих дня, если роуминг этой пары операторов настроен (если указан тип связи 3 – Связь есть, но о наличии клиентов неизвестно; 4 – Отличная связь между операторами)
оператор не вправе отклонять заявку на настройку роуминга, даже если ваш контрагент зарегистрирован у того же оператора.
Подсказка: пп. 5 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных
приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
2
Оказывать круглосуточную техподдержку как по телефону, так и по адресу электронной почты
Телефон и адрес электронной почты техподдержки можно посмотреть в карточке оператора на промостранице «Выбор оператора электронного документооборота»
Подсказка: пп 9 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
3
Поддерживать обмен документами по форматам, утверждённым ФНС России
Оператор обязан предоставить услугу передачи документов в форматах, утвержденных ФНС России (за исключением форматов электронных перевозочных документов). При утверждении новых форматов или обновлении действующих оператор обязан реализовать их в течение 6 месяцев с момента их утверждения, в том числе в роуминге.
Подсказка: пп 5, 9 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
4
Хранить информацию об обмене документами
Эта информация может понадобиться, если у вас, контрагента или у контролирующих органов возникнут вопросы о факте обмена документами в будущем. Хранить информацию об обмене документами оператор должен в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Обязанность хранения самих документов для оператора не установлена.
Подсказка: пп. 7 п.2 Требований к оператору электронного документооборота, утвержденных приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@
5
Передать регистрационные данные абонентов в ФНС России
Регистрационные данные абонентов, хранящиеся в базе данных ФНС России, используются операторами для корректной настройки роуминга и для своевременного отображения признака «Участник ЭДО» в сервисе «Прозрачный бизнес».
Подсказка: п.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
6
Проверить допустимые расширения файлов обмена
Оператор обязан проверить файлы (архивы с файлами) на соответствие разрешенных форматов: *.xml *.pdf *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.odt, *.ods, *.rtf, *.txt *.csv, *.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.tif, *.tiff, *.png, *.bmp, *.webp, *.json, *.gsfx, *.bmpn, *.sig, *.sgn, *.p7s, *.bin (только внутри архива), *. gzip, *.zip, *.rar, *.7z .
Архивы должны быть без пароля и содержать файлы разрешенных форматов.
При выявлении файлов с недопустимым расширением (в том числе без расширения) - формирование ошибки.
Подсказка: п.5.2. Технологии обмена электронными документами между операторами электронного документооборота
7
Проверить срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи, которым подписан отправляемый документ
После успешной проверки оператор сформирует «Подтверждение даты отправки», в котором будут указаны дата и время отправки. Если в передаче документа участвуют два оператора, то обязанность проверки установлена только для оператора отправителя документа.
Подсказка: п.15 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
8
Доставить получателю документ
Отказ в доставке документа получателю может быть сформирован оператором получателя только в случае выявления ошибок форматного контроля (в том числе недопустимого расширения). В ином случае отказ в приеме документа может формироваться вашим контрагентом в рамках заключенных между вами и контрагентом соглашений.
Подсказка: п.16 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
9
Передать документы следующему участнику электронного документооборота
Оператор обязан передать документы следующему участнику ЭДО, вне зависимости от наличия и способа передачи сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД):
при отсутствии сведений об МЧД внутри документа
при отсутствии сведений об МЧД в метаданных (описание передаваемых данных)
при отсутствии файла МЧД
Сервисы оператора
Эти дополнительные возможности предоставляются оператором в качестве сервиса, то есть к ним отсутствуют нормативные требования со стороны ФНС России. О возможностях и условиях представления таких сервисов обращайтесь к оператору.
1
Проверки
Оператор может предоставлять сервис по углубленной проверке отправляемых и получаемых документов. Такие проверки осуществляются в целях оптимизации трудозатрат абонентов и не приводят к отказам в приеме на стороне оператора. Результат проверки выводится пользователю для принятия решения.
2
Хранение
Оператор может предоставлять услугу по хранению в своей инфраструктуре информации об обмене документами дольше срока, предусмотренного нормативными правовыми актами, самих переданных и полученных документов, а также машиночитаемых доверенностей.
3
Интеграция с государственными информационными системами
Оператор может обеспечивать передачу документов, содержащих сведения о маркированных товарах, поддерживать обмен электронными перевозочными документами, а также передачу отчетности в контролирующие органы
4
Индивидуальные виды документооборота
Оператор может предоставлять услуги по обмену документами по форматам, которые не утверждены приказами ФНС России при наличии договоренностей с вашим контрагентом и наличием такого сервиса у оператора (Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами)
5
Иные возможности
Оператор может:
предоставить клиенту бесплатный период использования сервиса для обмена документами. Узнать о наличии демо-версии можно в карточке оператора на промостранице «Выбор оператора электронного документооборота»
предоставить клиенту сведения о контрагенте для настройки роуминга